Projektplan

Der Projektplan

Für die gesicherte und geordnete Durchführung eines Projekts ist ein solider Projektplan zwingend erforderlich. 

Er ist definiert durch folgende Punkte:

• Das Projektvorhaben ist einmalig

• Es muss ein definiertes Ziel vorhanden sein

• Die zur Verfügung stehenden Ressourcen sind begrenzt und konkurrieren untereinander, woraus sich eine zeitliche und finanzielle Einschränkung ergibt

• Da sich ein Projekt wesentlich von Routineaufgaben unterscheidet, ist die Organisation auch nicht optimal darauf ausgerichtet. Oftmals sind eine interdisziplinäre Zusammenarbeit und spezielle Organisation notwendig

• Um zum definierten Ziel zu gelangen ist die Lösung von komplexen Teilaufgaben notwendig

• Weiters wird ein Projekt noch über Risikoreichtum, Wichtigkeit für das Unternehmen und Unsicherheit der Problemlösung charakterisiert.

Projekte können voneinander durch Projektdauer, Projektgröße, Projektart und Projekttyp unterschieden werden, wobei die Projektdauer von wenigen Monaten bis zu mehreren Jahren dauern kann. Ein Projekt sollte aber mindestens 2 Monate und nicht länger als 5 Jahre dauern, wobei die Projektdauer über die Anzahl der Projektmitarbeiter gesteuert werden kann. Die Projektgröße geht von sehr kleinen Projekten mit weniger als drei Mitarbeitern bis zu sehr großen Projekten mit mehr als 500 Mitarbeitern. 

Über die Projektart können Projekte nach Branchen, Standort und Zielen kategorisiert werden. Projekte mit verschiedenen Zielsetzungen können sein: 

Forschungsprojekte die durch Neuheit der Aktivitäten gekennzeichnet sind, Entwicklungsprojekte die sich über ein klar definiertes Entwicklungsziel darstellen lassen, das Ziel von Rationalisierungsprojekte ist die Verbesserung von betriebsinternen Abläufen.

Weiters gibt es noch Projektierungsprojekte, Vertriebsprojekte, Betreuungs- Unternehmensprojekte und Planungs- und Vorleistungsprojekte. Diese Unterscheidung in einzelne Projektarten stellt jedoch nur einen groben Überblick dar, was im einzelnen als Projekt und welcher Art behandelt wird kann immer nur im Rahmen einer unternehmensindividuellen Vorgehensweise beantwortet werden. Ebenso lässt sich den Projektkategorien nur für ein Unternehmen die Anwendung verschiedener Projektmanagementverfahren zuordnen. 

Um jede dieser verschiedenen Projektarten verwalten und managen zu können, ist es notwendig die grundlegenden Aufgaben und Methoden des Projektmanagements zu verstehen.

Projektmanagement

Projektmanagement stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der alle Teilprozesse des Projektverlaufes abdecken muss. Dieser Prozess startet mit dem Projektauftrag, beinhaltet das Managen von Unregelmäßigkeiten im Projektverlauf, die Projektkoordination während der gesamten Projektdauer und endet mit der Abnahme des fertig gestellten Projektes.

In der Projektstartphase, welche die Projektdefinition und Projektplanung umfasst, muss durch das Projektmanagement ein Know-how Transfer aus der Vorprojektphase in das Projekt sichergestellt werden. Alle notwendigen Projektziele müssen definiert und alle Projektpläne erstellt werden. Um einen erfolgreichen Projektverlauf realisieren zu können müssen eine Projektrisikoanalyse, eine Projektnutzen-Kosten-Analyse und eine Aufwandsschätzung erstellt werden. In der Projektabschluss-Phase sind Abschlussberichte zu erstellen, die Projektkosten zu evaluieren, das Projektmarketing abzuschließen und das Projektteam aufzulösen. 

Die DIN 69901 beschreibt Projektmanagement als "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts". Die wichtigsten Ziele, die durch Projektmanagement erreicht werden sollen, sind die Sicherung des Projekterfolges (Termin, Kosten und Qualität), die Verkürzung der Projektdurchlaufzeiten und das Erreichen von Kundenzufriedenheit. Weiters müssen im Bereich der Teamführung Aufgaben der Mitarbeiterauswahl, Förderung und Motivation der Teammitglieder, Konfliktbehandlung und Förderung der Arbeitsbedingungen wahrgenommen werden. 

Folgende Prinzipien sollten vom Projektmanagement verfolgt werden: 

• Strukturieren von Projekten

• Starke Betonung der Definitionsphase

• Klare Ziele und Vorgaben, die den Beteiligten bekannt sind

• Transparenz über den jeweiligen Projektstand
• Frühes Erkennen von Risiken

• Schnelle Reaktion auf Projektstörungen

• Personifizierte Verantwortung

Ebenfalls wichtige Punkte, die in jeder Projektphase gelöst werden müssen, sind Verbesserung der Kommunikation im Team, Schaffen und Wahren geeigneter Rahmenbedingungen und Erkennen und Neutralisieren unerwarteter Schwierigkeiten. Um diese Aufgaben bewältigen zu können, sind als Voraussetzung Verständnis des Entwicklungsprozesses, Mechanismen der Produktivitätserhöhung und im Bereich der Bewertung des Projektstandes und der Planung notwendig. 

Projektmanagement stellt keinen Selbstzweck im Unternehmen dar, sondern soll bei den hohen Anforderungen auch einen dementsprechenden Nutzen bringen. Dieser Nutzen liegt in der Schaffung von Transparenz, weiters ist es frühzeitig möglich, Risiken und Planabweichungen zu erkennen, einen Überblick über den Projektfortschritt, die Strukturierung des Projektinhalts und des Ablaufes, sowie Klarheit über die Zielvorgaben zu bekommen. Im weiteren Sinne bringt Projektmanagement besser strukturierte Projektsitzungen, eine größere Anzahl von Bereichsaktivitäten, eine einheitliche und regelmäßige Projektberichterstattung sowie aufgrund von Standardisierung eine Rationalisierung der Projektplanung und –verfolgung. 

Projektmanagement erbringt auch direkte Wirtschaftlichkeitseffekte: höhere Termin- und Kostentreue, bessere Erreichung der Leistungsziele und eine Verkürzung der durchschnittlichen Durchlaufzeiten. Eine höhere Zufriedenheit der Kunden, des Management und der Mitarbeiter zählen ebenfalls zu den positiven Effekten.

Dieser durch das Projektmanagement erhaltene Nutzen ist jedoch nicht kostenlos für das Unternehmen. Bei den entstehenden Kosten muss zwischen zentralem und dezentralem Projektmanagement unterschieden werden. Bei zentralem Projektmanagement, welches z.B. durch ein Projektbüro abgewickelt wird, sind die Kosten klar zuordenbar. Der Nachteil bei dezentralem Projektmanagement liegt bei den nicht zuordenbaren und teilweise höheren Kosten.